В Киевской городской государственной администрации значительно сократили срок прохождения документов на всех этапах обработки благодаря полному переходу на электронный документооборот согласно постановлению Кабинета министров Украины от 17.01.2018 № 55 «Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности» основной формой производства делопроизводства в исполнительном органе Киевского городского совета (Киевской городской государственной администрации).
Об этом сообщает пресс-служба КГГА,
Отмечается, что для эффективного документооборота и максимального сокращения прохождения документов в бумажной форме утверждены единые правила подготовки, согласования и подписания проектов исходящих писем за подписью киевского городского председателя, первого заместителя и заместителей председателя Киевской городской государственной администрации в электронной форме с использованием возможностей системы электронного документооборота (СЭД АСКОД).
В частности, электронные документы отправляются через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЭВ ОВВ). Они содержат электронную цифровую подпись с электронной отметкой времени, что по правовому статусу приравнено к собственноручной подписи или электронной печати.
Лица, не являющимся пользователями системы СЭВ ОВВ, документы поступают путем изготовления бумажных копий электронных документов, заверенных в установленном порядке в соответствии с законодательством (как предусмотрено Инструкцией по делопроизводству, утвержденной распоряжением КГГА). При этом к электронным документам, подписанным (согласованным) с применением электронной цифровой подписи или заверенным электронной печатью, требовать воспроизведения визуальной подписи или оттиска печати независимо от особенностей оформления документов не допускается.
В аппарате исполнительного органа Киевской городской рады (Киевской городской государственной администрации) внедрена автоматическая регистрация исходящих писем за подписью руководства. После выполнения действия «Подписать» система электронного документооборота присваивает проекту исходящего письма в электронной форме регистрационный номер и дату регистрации. Одновременно с наложением на документ электронной цифровой подписи должностного лица файл конвертируется в формат PDF с указанием на всех страницах документа QR-кода, который содержит информацию о подписчике, и штрих-кода, который содержит название учреждения, регистрационный номер и дату регистрации.
В то же время создание документов продолжается и в бумажной форме с собственноручной подписью руководства. Это касается, прежде всего, документов:
- содержащих информацию с ограниченным доступом, требование относительно защиты которой установлено законом;
- которые не могут быть применены как оригинал в соответствии с требованиями закона;
- требование по разработке которых в бумажной форме установлено актами Кабинета министров Украины.
Напомним, появился буклет Киеврады и КГГА с телефонным справочником.
Как сообщалось ранее, найти приемную депутата Киеврады можно с помощью мобильного приложения.